Moderation 4.0

Eine "Notiz" von Josef W. Seifert

Immer wieder wurden wir in klassischen Moderationen gefragt, ob die Moderation mit Papier und Filzstift im Zeitalter digitaler Medien nicht bald der Vergangenheit angehört. Doch die bewährte und hocheffiziente MODERATIOnsMETHODE war bisher mit elektronischen Medien nicht abbildbar. Mit SixSteps® haben wir nun diese Möglichkeiten geschaffen. Und sogar ein bisschen mehr ...

Moderation 4.0 - Effektive Meetings ohne Papier und Stift

Einerseits durchdringen Smartphones und TabletPCs, HD-Beamer und eScreens den (Arbeits-)Alltag und andererseits benötigen wir für Meetings die Pinnwand, mindestens aber das Flip-Chart, um Struktur und Visualisierung, stringentes Arbeiten und konkrete Maßnahmenplanung sicherzustellen: Papier dominiert die Moderation. Geht es darum, einen Präsentationspart zu bestreiten, dann kommt meist der gute alte Beamer mit Powerpoint-Folien zum Einsatz, „Dia-Abend-Effekt“ inklusive. Ist das noch zeitgemäß oder kann moderne Technik Meetings effektiver machen? Was kann Moderation mit elektronischen Medien mehr oder besser, welche Vorteile oder welchen Zusatznutzen bringt es, Papier durch digitale Medien zu ersetzen oder zu ergänzen? Was konkret kann die Digitaltechnik leisten, was ist möglich?

Was bisher nur mit Pinnwänden und Moderationskarten, Filzstiften und Klebepunkten möglich war, ist nun auch auf digitalen Medien darstellbar, neueste Software machts's möglich. Das Multi-Meeting-Management-System SixSteps® der efa GmbH wurde speziell dafür konzipiert. Was seit kurzem unter diesem Label als „Software as a Service“ angeboten wird, ist beeindruckend und trägt dem hohen Verbreitungsgrad und der damit einhergehenden großen Bedeutung der Moderationstechnik Rechnung.

Auf den ersten Blick wird lediglich die Pinnwand durch den Monitor ersetzt, doch bei genauerem Hinsehen werden die Details dieser Innovation deutlich. Im Folgenden - in knapper Form - die Hauptvorteile der Six-Steps® DigitalModeration:

Vorteile der SixSteps® Moderation

Papier verzichtbar

Meetings können ohne Papier und Filzstift geleitet werden. Es ist keinerlei Moderationsmaterial mehr erforderlich: Logistik und Materialkosten entfallen komplett.

Für das Arbeiten mit digitalen Medien benötigt man kein klassisches Moderationsequipment, wie Pinnwand oder Flip-Chart. Auch Moderationsmaterial ist nicht mehr erforderlich, Papier, Stifte, Karten, Punkte, Nadeln, Kleber... werden nicht benötigt. Die entsprechende Logistik und die Materialkosten entfallen komplett. Darüber hinaus kann auch auf den Beamer verzichtet werden, da Präsentationen ebenfalls auf dem eScreen gezeigt werden können. Eine separate Projektionsfläche ist genauso überflüssig.

Modernste Technik nutzbar

Touchscreen-Technik und Internet eröffnen neue Möglichkeiten der Interaktion. Meetings können vor Ort begonnen und Online weitergeführt werden und umgekehrt.

Eine Besprechung findet im Idealfall in einem Besprechungsraum statt, in dem sich alle Beteiligten persönlich begegnen. Die Grenzen erreicht dieses Setting, wenn zeitliche oder räumliche Möglichkeiten beschritten werden, wenn also die verfügbare Zeit zu knapp wird, um alle Themen zielführend zu bearbeiten, oder die Reisezeiten und -kosten ein für die Betroffenen akzeptables Maß überschreiten. Idealerweise werden dann Vor-Ort-Treffen um Online-Konferenzen ergänzt.

Die Möglichkeiten zur Verknüpfung beider Settings sind gegeben. Das Internet ist allgegenwärtig. An allen Orten - immer häufiger auch mobil - ist WLAN verfügbar. Smartphones und Tablet-PCs sind ständig in Gebrauch. Die moderne Technik lässt es zu, dass Software ohne Installation auf einem Rechner genutzt wird. Mobile Geräte können als Ein- und Ausgabegabegeräte eingesetzt werden und das nahezu zeit- und ortsunabhängig.

In SixSteps® können Meetings daher wahlweise vor Ort oder Online durchgeführt werden. Meetings können vor Ort begonnen und Online weitergeführt werden und umgekehrt. Auch die Kombination von beidem ist machbar: Teilnehmer können sich Online an Vor-Ort-Meetings beteiligen.

Ortsunabhängiges Vorbereiten

Meetings können am Arbeitsplatz-PC oder unterwegs am „Mobil“ komplett geplant und konkret vorbereitet werden, zur Vorbereitung muss der Besprechungsraum nicht mehr betreten werden.

Ein Meeting bedarf der Planung und der Vorbereitung. Häufig hat man nicht die Zeit dafür oder man hätte zwar die Zeit, aber man hat das erforderliche Equipment dort, wo man sich gerade aufhält, nicht zur Verfügung. Sich die Zeit für eine gründliche Planung und Vorbereitung nicht zu nehmen (oder nehmen zu können), rächt sich meist bitter. Es sind nicht alle Teilnehmer eingeladen, die man brauchen würde, die Themen und Ziele sind nicht klar und/oder transparent, das methodische Vorgehen ist nicht geplant, Unterlagen stehen nicht zur Verfügung... der Moderator bleibt weit hinter seinen Möglichkeiten, das Meeting damit auch.

Die SixSteps®-Moderation bietet die Möglichkeit, die Planung und Vorbereitung eines Meetings am Arbeitsplatz-PC oder via „Mobile“ von unterwegs aus vorzunehmen. Anlass, Thema, Zielsetzung, Einladung der Teilnehmer ... alles kann digital vorbereitet werden. Weder der Meetingraum noch Moderationsequipment sind dafür erforderlich. Geplante Meetings sind gespeichert und die vorbereiteten Inhalte und Vorlagen sind jederzeit, auch kurzfristig, noch änderbar.

Strukturierte Leitung

Die Nutzung von SixSteps® als Struktur führt zur Vereinheitlichung der Meetingkultur: Meetings laufen bei uns immer klar strukturiert ab!

Besprechungen laufen meist „irgendwie“ ab, jeder Besprechungsleiter hat seine eigene Art, sein Meeting zu organisieren, zu moderieren und nachzuhalten. Verbindliche Standards gibt es in aller Regel nicht. Das Meeting-Tool SixSteps® führt in den sechs logisch aufeinander bezogenen Schritten des Moderationszyklus' durch die komplette Besprechung. Die SixSteps® unterstützen den Leiter eines Meetings bei der Strukturierung des Ablaufs. So geführt ist es deutlich schwerer „vom Hundertsten ins Tausendste“ zu kommen und wenn es dennoch passiert, dann findet man leicht zur geplanten Struktur zurück.

SixSteps® stellt einen einheitlichen, nachvollziehbaren Ablauf der Meetings sicher und trägt so erkennbar zum Qualitätsmanagement der Organisation bei.

Präsentieren inklusive

Für Präsentation kann das Medium genutzt werden, das ohnehin im Einsatz ist, ein Umbau ist nicht erforderlich.

Für Präsentationen ist in Meetings meist ein Medienwechsel angesagt. Statt Papier kommt der Beamer zum Einsatz: Notebook, Beamer, Projektionsfläche und Laserpointer dominieren das Geschehen, oft ist dafür ein kleinerer räumlicher „Umbau“ erforderlich.

Dieser Medienwechsel für Kurz-Präsentationen entfällt mit SixSteps®. Die Präsentation findet auf dem eScreen statt, der eh schon im Einsatz ist: Kein Medienwechsel, kein Umbau, keine Neuorientierung in Raum und Medium.

Wurde für den SixSteps®-Einsatz das eBoard oder der HD-Beamer gewählt, so kann ebenfalls gleich das Moderations-Medium auch für die Präsentation mit Powerpoint, Prezi etc. genutzt werden.

Möchte man den aktuellen Moderationsschritt sichtbar halten und dennoch digital präsentieren, ist der Einsatz eines zweiten Monitors denk- und machbar. Man verlässt die digitale Welt auch in diesem Falle nicht. Wird SixSteps® für eine Online-Moderation eingesetzt, ist ein Medienwechsel ohnehin nicht möglich.

Und: Die Präsentation kann, falls erforderlich oder gewünscht, direkt ins Protokoll eingebunden werden. 

Systematisches Monitoring

Alle Meetings können in einem „Cockpit“ online von der Planung bis zum Protokoll (und darüber hinaus!) verwaltet werden.

Meetings sind heute „Kommunikationsinseln“. Es werden - im positiven Fall - zielführende Maßnahmen erarbeitet und konkrete Vereinbarungen getroffen, diese werden aber meist nicht nachgehalten, zumindest nicht systematisch. Meetings sind aber eigentlich individuelles „Multiprojektmanagement“. Jedes Meeting sollte daher als Arbeitspaket des persönlichen Projektes „Mein Job“ betrachtet und entsprechend gemanagt werden. 

SixSteps® stellt am Ende des Meetings allen Beteiligten ein „Fotoprotokoll“ inkl. Maßnahmen zur Übernahme in eCalender oder Projekt-Tools zur Verfügung und jeder Teilnehmer hat ein „Cockpit“ zur Verfügung, in dem alle Meetings individuell verwaltet werden. Hier sind alle geleiteten, besuchten und alle geplanten Meetings sowie alle Protokolle und alle Planungen verfügbar.

Imagegewinn gratis

Der Einsatz modernster Technik kommt nicht nur der Effektivität zu Gute, sondern schafft auch Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit von Management und Organisation.

Was im privaten Bereich gilt, gilt ebenso im Business: Kleider machen Leute! Oder anders ausgedrückt: Das Equipment, das jemand benutzt, sagt etwas über seine Professionalität aus.

Würde man heute in einem Unternehmen sehen, dass die Mitarbeiter ihre Korrespondenz mit der Schreibmaschine abwickeln, wäre man vermutlich etwas „irritiert“, arbeiten sie hingegen mit modernster Digitaltechnik, so hat man das Gefühl, dass die Organisation „auf der Höhe der Zeit“ ist.

Neben den Vorteilen, die moderne Technik den Mitarbeitern bietet, erntet das Unternehmen ganz „nebenbei“ einen Imagegewinn, der nicht zu unterschätzen ist. Die Organisation wirkt auf Mitarbeiter und Kunden zukunftsorientiert und kompetent, was das Vertrauen in die Zukunftsfähigkeit von Management und Organisation stärkt.

Systemvoraussetzungen gering

SixSteps® ist ein web-basiertes Tool; auf den genutzten Rechnern muss keinerlei Software installiert werden.

Die Systemvoraussetzungen für die SixSteps® Moderation sind gering. Benötigt werden lediglich ein eScreen (Touch-Monitor oder ein Touch-Board) an einem PC mit Internetverbindung über einen neuen Browser (z.B. Google Chrome), sowie ein WLAN Zugang (16.000 kb/s).

FAZIT

Die SixSteps® Moderation ist eine ideale Ergänzung zur Papiermoderation. Vor allem ein professionelles, zeitgemäßes Meeting-Management für Live- und Online-Besprechungen kann vom Einsatz elektronischer Tools enorm profitieren.

Für das MODERATIO-Team,
Ihr, euer, dein,

Josef W. Seifert

Veröffentlicht in "Wirtschaft und Weiterbildung" 09/2017  

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