Das MODERATIO "World Café"

Eine "Notiz" von Josef W. Seifert

Wenn man heute „World Café“ hört, denkt man nicht automatisch an das World Café im Londoner Covent Garden, sondern eher an das vor ca. 10 Jahren in den USA entstandene Moderationsdesign, das heute groß in Mode ist. Wir haben es getestet und ..., aber lesen Sie selbst:

... was 1995 an einem verregneten Morgen in Mill Valley in Kalifornien als  Zufallslösung  begann,  ist  heute eine beliebte Methode, um in einer entspannten,  lockeren  Atmosphäre Menschen miteinander in Kontakt zu bringen. Dabei ist das World Café in aller Regel keine eigene, komplette Veranstaltung,  sondern  das  Design für einen Veranstaltungsteil.

Beim Einstieg in eine Veranstaltung können  durch  ein  World  Café  Teilnehmer, die sich nicht kennen oder die im Alltag zwar miteinander kommunizieren, sich aber persönlich nie oder nur selten treffen, miteinander mühelos in ein angeregtes, businessrelevantes  Gespräch  gebracht  werden. Diese Menschen arbeiten in aller Regel  an  unterschiedlichen  Orten und / oder zu unterschiedlichen Zeiten für ein und dieselbe Organisation,  begegnen  sich  aber  auf  Grund räumlicher und / oder zeitlicher Gegebenheiten selten oder nie persönlich. Ziel eines World Cafés ist es dann, die Menschen  miteinander  in  persönlichen  Kontakt  zu  bringen  und  dadurch – getreu dem Motto: Wenn die persönliche  Beziehung  stimmt,  ist fast  alles  möglich,  und  wenn  diese  nicht stimmt,  ist  so  gut  wie nichts  möglich  –  deren  (Arbeits-) Beziehungen  zu  pflegen,  vielleicht auch zu verbessern. Was richtig gedacht und im Fall des World Cafés auch richtig gemacht ist!

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Die  Hürde,  auf  jemanden  zuzugehen, der einem noch – mehr oder weniger – fremd ist, wird stark reduziert.
• Man  muss  nicht  auf  eine  „passende Gelegenheit“ warten, um mit jemandem in Kontakt zu kommen.
• Der sonst allgegenwärtige Ergebnisdruck fehlt, es entsteht eher die Atmosphäre  eines  informellen  Gesprächs.
• Gedanken können am Tisch, sozusagen „unter uns“, leichter vorgetragen werden als in der großen Runde.
• Vielredner haben es schwer, zu dominieren. Stille können sich leichter einbringen.

Diese  Vorteile  lassen  sich  natürlich nicht nur für den genannten Zweck nutzen.

Ein World Café für Sie?

Zur Durchführung

... eines World Cafés sind folgende Punkte sorgfältig zu klären:

a) Zielsetzung
b) Raum
c) Ablauf & Moderation
d) Abschluss
e) Dokumentation

a) Zielsetzung

Zunächst ist die Frage, was erreicht werden soll, sorgfältig zu bedenken und  zu  formulieren.  So  kann  ein World  Café  beispielsweise  genutzt werden, um in entspannter Atmosphäre Sichtweisen,  Erwartungen, Ideen, ... zur Lösung eines Problems oder  zur  Gestaltung  der  Zukunft eines  Unternehmens,  Verbandes oder  einer  sonstigen  Organisation auszutauschen,  auch oder  gerade wenn sich die Teilnehmer schon gut (genug) kennen.

Der  Bogen  der  Anwendungsmöglichkeiten ist weit gespannt. So kann ein World Café mit Fragen wie: Wo sehen Sie ungenutzte Märkte? Welche Zielgruppen müssen wir stärker betreuen? Welche Leistungen sollten stärker herausgestellt werden? ... als Auftakt eines Strategie-Workshops dienen.

Es kann Auftakt eines Changeprozesses sein, Follow-up eines Workshops oder auch nur zur Reflexion eines  Vortrags  eingesetzt  werden. Dabei ist ein World Café in aller Regel nicht darauf angelegt, unmittelbar Ergebnisse zu erzielen, Entscheidungen  zu  treffen  oder  Maßnahmenpläne zu erarbeiten.

b) Raum

Für ein World Café benötigt man einen hellen Raum mit Tageslicht, der so groß ist, dass er für die Anzahl der Teilnehmer mit zum Beispiel 4er-Tischen  eingerichtet  werden  kann. Dabei soll eine lockere „Caféhaus-Atmosphäre“ entstehen. Unterstützt werden kann dies noch durch leise (!) Musik ...

Die  Tische  stehen  möglichst  nicht „in  Reih  und  Glied“,  sondern  in einem lockeren „Arrangement“. Zudem  stehen  sie  weit  genug  auseinander, so dass sich die Teilnehmer nicht gegenseitig stören, wenn sie an  den  Tischen  Platz  nehmen  und miteinander  reden. Jeder  Tisch  ist mit  einer  weißen  Papiertischdecke gedeckt, und wenn es der Platz erlaubt,  stehen  Blümchen  auf  jedem Tisch. Es gibt direkt am Tisch – oder alternativ an einer Getränketheke – Kaffee und Tee und Kekse.

Zudem liegen auf den Tischen Moderations-Filzschreiber  in  unterschiedlichen  Farben;  je  Teilnehmer mindestens  ein  Stift  und  gegebenenfalls einige Moderationskarten. In  der  Mitte  des  Tisches  steht  ein „Eiskartenständer“ mit einer Karte, auf  der  keine  Eissorten,  sondern sorgfältig vorbereitete Arbeitsfragen formuliert sind.

Das Schaffen einer Caféhaus-Atmosphäre
sorgt für den richtigen Einstieg.

c) Ablauf & Moderation

Wird das World Café zur Gestaltung des Einstiegs genutzt, beginnt es in aller Regel damit, dass jeder Teilnehmer einen „Steckbrief“ von sich anfertigt.  Das  ist  ein  „Kurzportrait“ von sich,  zum  Beispiel  auf  einem  DIN-A4-Blatt,  das  beim  Eintreffen  erstellt wird.

Darauf steht dann etwa:

• Name:
• Funktion:
• Dabei seit:
• Meine Stationen in der Organisation bisher:

Diese Fragen müssen natürlich mit den  Fragen  auf  den  bereits  erwähnten „Eiskarten“ korrespondieren,  sprich:  Die  Fragen  auf  den Steckbriefen sind Fragen zur Person, die Fragen auf der „Eiskarte“ ergänzen die Fragen auf den Steckbriefen. Wird das World Café hingegen an einer späteren Stelle im Prozess eingesetzt, ändern sich die Fragen gemäß  der  entsprechenden Zielsetzung. An der Eingangstür zum World Café werden die Teilnehmer gebeten, sich einen Platz an einem der Tische zu wählen. Erwünscht ist dabei in der Regel, dass jeder sich an einen  Tisch  mit  ihm  unbekannten oder wenig(er) vertrauten Personen setzt.

Wenn alle einen Platz eingenommen  haben,  bittet der Moderator die Teilnehmer, an jedem Tisch einen „Gastgeber“  oder „Tischmoderator“ zu wählen.  Dieser  hat dann  die  Aufgabe, das Geschehen am Tisch anzuleiten.
Dazu  gehört  es,  darauf zu achten, ...

• dass  jeder  am  Tisch  zu  Wort kommt.
• dass  die  Arbeitsfragen  „abgearbeitet“ werden.
• dass  Gedanken  nicht  nur  verbal ausgetauscht, sondern die Tischdecken als Visualisierungsmedium genutzt und Gedanken, Ideen, Kommentare, ... einfach auf die Tischdecken „gekritzelt“ werden.
• dass,  wenn  das  World  Café  als Sammelphase  gedacht  ist  und  mit den Nennungen später weitergearbeitet  werden  soll,  Themenvorschläge auf die Karten geschrieben werden.

Diese Aufgaben werden bei der Anmoderation dieser Phase erklärt. Unmittelbar danach beginnt die erste Gesprächsrunde. Nach ca. 30 Minuten endet die erste Runde und die Teilnehmer werden gebeten, sich einen anderen Tisch zu suchen – nur der „Gastgeber“ bleibt an „seinem“ Tisch sitzen und darf gespannt sein, wer nun zu ihm kommen wird. Haben sich die neuen Gruppen gefunden, gibt der Tischmoderator einen kurzen Überblick über das, was an seinem Tisch in der letzen Runde diskutiert wurde, und bittet dann die neuen „Gäste“, die Arbeitsfragen zu beantworten  ...  Nach  weiteren  20 bis 30 Minuten findet ein erneuter Tischwechsel statt, der „Gastgeber“ erwartet neue Gäste ... Nach wiederum ca. 30 Minuten geht das World Café – in aller Regel – mit der dritten Runde zu Ende.

Der Tischmoderator hat
unterschiedlichste Aufgaben

d) Abschluss

Der Moderator bittet nun die „Gastgeber“,  die  Tischdecken  Ihres  Tisches  abzunehmen.  Diese  werden dann alle nebeneinander an Moderationswände geheftet, wo sie nun von allen Teilnehmern als Abschluss des Cafés besichtigt werden. Alternativ oder zusätzlich geben die Gastgeber die an ihrem Tisch während der Gesprächsrunden beschrifteten Moderationskarten  den  Moderatoren. Nach  der  „Vernissage“  der Tischdecke  wird  dann  mit  diesen Karten nach der MODERATIOnsMETHODE© weitergearbeitet. Der Moderator setzt dann mit der Gruppe einfach an dieser Stelle des Prozesses mit der „ganz normalen Businessmoderation“  auf.  Er  hat  jetzt ideale  Bedingungen,  da  die  Gruppenmitglieder  bereits  miteinander „warm geworden“ sind.

e) Dokumentation

Die  Dokumentation  der  Veranstaltung wird, wie in der Businessmoderation üblich, per Fotoprotokoll erledigt,  das  die  Teilnehmer  in  Papierform,  als  CD  oder  Download-Link erhalten.

Abschließend sei ein kleiner „Schönheitsfehler“ an diesem Moderationsdesign  nicht  verschwiegen:  Ein World  Café  bringt  einen  relativ  großen  Aufbau  und  ggf.  UmbauAufwand für die Tagungsstätte mit sich, der in einem professionell geführten  Haus  allerdings  zu  keinen ernsthaften Schwierigkeiten führen sollte ..., zumal die Vorteile für die viele Mühe entlohnen.

Herzlichst,

Ihr MODERATIO-Team

Quick-Check zur Vorbereitung eines World Cafés:

1. Zielsetzung geklärt?
2. Teilnehmerkreis bekannt?
3. ModeratorIn verpflichtet?
4. Räumlichkeiten reserviert?
5. Ggf. Umbau organisiert?
6. Raumaussattung und Technik klar?
   
   • Kleine (runde) Tische, mit ausreichender Bestuhlung.
   • Weiße, glatte Papiertischdecken
   • Farbige Moderationsstifte
   • ggf. Moderationskarten für jeden Tisch.
   • Stände mit Fragen für jeden Tisch.
   • ggf. Steckbriefe
   • Tassen für die Café-Besucher, Heißgetränke und ggf. Snacks
   • Pinnwände für die Gesprächsergebnisse und ggf. Folgearbeit
   • Flipcharts
   • Moderationskoffer
   • Mikrofon für den Moderator

Auch die Nachbereitung
gehört zum World-Café

Herzlichst, Ihr
Josef W. Seifert

© MODERATIO 2014  

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